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    企业讯息化设置的“八项提神”

      信息化建设最终要落实到信息系统这个载体上。信息系统要能用、好用、易用,能够为用户带来价值。用户喜欢用,随着信息化的深入越来越离不开信息系统,这样的系统才是有生命力的系统。

      不通过系统走费用报销申请,钱拿不到。所以,信息化建设必须从刚需着手,能否成功需要有强力的抓手,否则注定是失败的。例如,“营改增管理信息化平台”建设是财务部门的刚需,随着时间推移一般征收项目越来越多,专项发票数量越来越大,工作量越来越大,财务部门迫切需要信息化来解决发票及税务问题。但是,发票及税务和业务是息息相关的,很多业务需要项目部来完成。财务部可以通过开票申请、付款申请等控制点进行控制。

      企业战略是企业长远发展的全局性谋划,它是由企业的远景和使命、环境政策、长期和短期目标及确定实现目标的策略等组成的总体概念。企业战略是企业一切工作的出发点和归宿。作为企业职能战略之一的信息化战略,应该从企业战略出发并服务于企业战略。

      分步实施。如果一上来就让所有项目都上,那肯定会遇到更多的困难。最好先选几个有代表性的项目试运行,逐步磨合、优化调整,试点项目运行平稳后择机推广。

      标准的、规范的、有规律的东西适合交给计算机处理。如果管理本身不规范,那么搞信息化会非常艰难,也很难成功。所以,要想把信息化搞好,必须把管理捋顺。

      集团所属企业业务板块多,不同的企业管理水平不同,管理方式也不同。从集团公司层面统一规划,具体实施依据所属企业管理现状和内部需求开展。信息化建设前明确信息化建设的目的,解决什么问题,建设的组织范围及功能范围。

      当今社会事业的成功更加依赖团队的力量,靠个人的能力很难取得大的成就。目前,建筑行业信息化专业人才匮乏。随着信息化的不断推进,需要一支信息化人才队伍。每个所属企业至少有一名专职系统管理员,每个项目上至少一名兼职系统管理员,负责软件操作培训及运维。信息化组织是信息化成功实施的重要保障。信息化组织建立起来后,集团可对系统建设及运维实现分级管理。

      信息化是落实制度、改进制度、提升管理的手段,是一个长期的过程。如果缺乏长远的规划或规划不符合企业战略,则很可能会出现推倒重来的情况。

      信息化会造成工作习惯的改变,仅靠信息管理部门推动是不够的,需要高层领导关键时段推一把,尤其是在信息化建设前期及试运行阶段。例如,某公司信息化前大家习惯用QQ沟通、传递文件,这时总经理可以通知即日起不再接收QQ传递的文件,这样有利于信息化系统应用习惯的养成。再举个例子,试点项目合同计量数据录入情况不好,如果所属企业总经理或集团总经理,每季度听取项目系统应用情况的汇报,那肯定会收到很好的效果。

      高层支持,多参与可以有效的推进信息化建设。例如,在项目立项后提供充足的资金,在项目启动会上强调信息化的必要性和重要性,定期参加项目例会,及时解决存在问题,协调资源支持信息化项目等。

      他山之石,可以攻玉。加强与同行业信息化交流,尤其是加强与标杆企业的交流,学习管理和信息化建设方面成功经验可以让企业信息化建设少走弯路,减少试错的代价,提高信息化建设效率及成功率。

      统一规划。在信息化方案设计时要充分分析所属各企业、部门的需求,尤其是企业级基础数据必须从集团层面统一规划,并制定相应标准。既要考虑不同企业的个性化需求,又要统筹共性需求。为了保障信息系统的标准化,信息化总工程师要果断屏蔽不合理的需求和伪需求。如果信息化仅根据某个部门的需求建设,则会造成数据多源头、口径不一致、数据汇总困难、信息孤岛等诸多问题。

      如果项目部提供的相关资料不齐全,则财务部不予以开票、付款。这样项目部为了及时开出发票完成收款,必须在系统中上传相关材料;为了付款就必须在系统中登记进项发票。这样财务所需的进项票、销项票的数据就都在系统中了。内在需求是信息系统应用的持续动力。功能上线后高层要有用,中层要主导应用,基层要受益,这样的功能才是有生命力的。

      建立企业网站、微信企业号,定期发布信息化相关新闻、资料。通过信息化成功案例宣传报道,积极营造信息化氛围。通过交流群交流信息化知识及技术问题,营造互帮互助的氛围。

      信息化是一把手工程,不仅需要集团领导的支持,还需要所属企业一把手的支持。信息化建设涉及流程优化和再造,是管理上的变革,需要公司高层支持。否则,当涉及到相关人员的权利和利益时,信息化工作会变得举步维艰。

      建立激励机制,鼓励创新,鼓励通过信息化应用提升企业及项目管理水平。例如,软件应用较好的企业,优秀试点项目部,表现积极的业务员进行表彰或物质奖励。

      最后,信息化是流程的固化,但是流程不能僵化,不能把线下的事前原封不动照搬到线上,要随着管理的变化和提升逐步进行优化。

      要想做好企业信息化顶层设计就必须有一位既懂业务又熟悉信息化建设的信息化总工程师。信息化规划要遵循“总体规划、分步实施”的原则。

      例如“费用报销”功能应用良好,其他功能应用效果不佳。稍加分析就会发现,“费用报销”功能是有内部动力的,是有生命力的。即便是相关业务部门管理制度不健全或软件操作不那么方便,该功能也能用起来,为什么?

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    2019-10-10 17:36
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